Vereniging van eigenaren

• Fungeren als aanspreekpunt voor de kopers van de appartementen op het gebied van de vereniging van eigenaren
• Organiseren en afwikkelen van eerste ledenvergadering ter voorbereiding van de opstart van de vereniging van eigenaren
• Opstellen en toelichten van een concept begroting
• Advies uitbrengen aangaande de te volgen procedure benoeming voorzitter en adviescommissies
• Toelichten akte van splitsing aan eigenaren
• Opstellen van concept huishoudelijk reglement

<< verberg dienstenoverzicht

• voorbereiden met de voorzitter van één jaarlijkse algemene ledenvergadering betreffende agenda, datum en plaats gedurende maximaal één uur
• organiseren met de voorzitter van één jaarlijkse algemene ledenvergadering. indien de vergadering meer dan drie uur zal naar rato het uurtarief in rekening worden gebracht per afgevaardigde van FiDES
•  vervaardigen en toezenden van de notulen van de jaarlijks algemene ledenvergadering. Notulen worden in de regel binnen 4 weken na de gehouden vergadering toegezonden
• verzorgen van de correspondentie van ‘opdrachtgever’ welke uit normaal beheer kunnen voortvloeien. Alle correspondentie met vermelding "namens VvE ~” aan de ~ te ~ geven wij opdracht/bevestigen/gaan wij akkoord…." alsmede de archivering van de bescheiden die betrekking hebben op ‘opdrachtgever’
• aanpassen en toesturen van het Huishoudelijk Reglement op grond van vergaderbesluiten
• advisering aan het bestuur van de VvE omtrent het inschakelen van extra deskundigheid op juridisch, financieel of technisch gebied
• verzekeringen ten name van de opdrachtgever en de gezamenlijke eigenaren:
  - aanvragen van offerte(s) voor verzekeringen op aanvraag van de vergadering van eigenaars;
  - afsluiten van de opstalverzekering, zonodig inclusief glasdekking, de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en additionele verzekeringen (rechtsbijstand, bestuursaansprakelijkheid) bij door de vergadering aan te wijzen verzekeraar(s);
  - behandelen van schadegevallen die onder de dekking van de door ‘opdrachtgever’ gesloten verzekering(en) vallen, conform de polisvoorwaarden
• informeren van nieuwe eigenaren over de betalingswijze inzake voorschotbijdrage door middel van een informatiepakket. Dit pakket bevat tevens een exemplaar van het jaarverslag, de notulen van de laatst gehouden algemene ledenvergadering en het Huishoudelijk Reglement (indien van toepassing)
• het bijhouden van de ledenadministratie.

Algemene zaken die hier niet onder vallen kunnen door ons uitgevoerd worden tegen een vooraf afgesproken prijs.

<< verberg dienstenoverzicht

• het zo nodig openen en het beheren van maximaal twee bankrekening(en) ten name van de ‘opdrachtgever’. Dit dienen betaal- en/of spaarrekeningen te zijn bij de door FiDES aangewezen bank
• het incasseren, bij voorkeur middels automatische incasso, en administreren van alle tegoeden, zoals de door de eigenaren periodiek verschuldigde voorschotbijdragen, extra bijdragen van eigenaren op grond van vergaderbesluiten en tegoeden van derden op basis van overeenkomsten
• het signaleren en bewaken van betalingsachterstanden. Het toesturen van betalingsherinneringen bij verzuim van tijdige en volledige betaling van periodieke voorschotbijdragen, definitieve bijdragen en/of eenmalige bijdragen en het voeren van een incassoprocedure (de hieraan verbonden kosten worden zo mogelijk verhaald op de in gebreke zijnde leden van de ópdrachtgever’)
• het doen van alle financiële uitgaven conform mandaat vereniging van eigenaars
• het opstellen van een conceptbegroting naar model van FiDES voor het komend boekjaar met bijbehorende voorschotbijdragen, die vooraf aan de eigenaren zal worden verstuurd en in de jaarlijkse algemene ledenvergadering ter goedkeuring wordt voorgelegd
• het vervaardigen van de jaarstukken van ‘opdrachtgever’ naar model van FiDES over het afgelopen boekjaar bestaande uit de balans per balansdatum met exploitatierekening van ‘opdrachtgever’
• het eenmaal per jaar op aanvraag verstrekken van tussentijdse financiële informatie aan het bestuur en/of de voorzitter van de vereniging van eigenaars, bestaande uit de balans, winst- en verliesrekening en debiteurenstanden
• het ter beschikking stellen, bij voorkeur tijdens kantooruren, van de jaarstukken en     noodzakelijke gegevens aan de door de vergadering aangestelde kascommissie, zodat deze commissie na controle, de vergadering kan adviseren décharge te verlenen aan FiDES
• bij eigendomsoverdracht van een appartementsrecht zal FiDES op verzoek van de notaris informatie verstrekken over de financiële stand van zaken met betrekking tot de Vereniging van Eigenaars in het algemeen en een individueel appartementsrecht in het bijzonder, waaronder het opmaken van een afrekening voor een appartementsrecht, dat in eigendom wordt overgedragen. De onder artikel 7.6 genoemde kosten worden hiervoor in rekening gebracht.

Financiële zaken die hier niet onder vallen kunnen door ons uitgevoerd worden tegen een vooraf afgesproken prijs.

<< verberg dienstenoverzicht

• behandelen van alle aangelegenheden, die betrekking hebben op het regulier, klein, dagelijks onderhoud, inzake de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke zaken. Bij het regulier, klein, dagelijks onderhoud gaat het om gebreken die zijn ontstaan als gevolg van reguliere veroudering van het materiaal of de constructie in een reguliere omgeving en bij regulier gebruik
• namens de ‘opdrachtgever’ afsluiten van onderhoudsovereenkomsten ten behoeve van de gemeenschappelijke installaties, gemeenschappelijke gedeelten en gemeenschappelijke zaken en de hiervoor benodigde offertes aanvragen en ter goedkeuring voorleggen aan de vergadering van eigenaars
• namens de ‘opdrachtgever’ aanvragen van drie offertes per onderhoudswerkzaamheid indien het een investering betreft die meer dan
  € 2500,- bedraagt en deze ter goedkeuring voorleggen aan een afvaardiging van de vergadering van eigenaars
• toezicht houden op de naleving van garantiebepalingen. Behandelen van onderhoudszaken onder de nog van kracht zijnde en nieuwe garantiebepalingen, met uitzondering van de lopende zaken ten tijde van aangaan van deze overeenkomst. Indien een juridisch traject wordt ingegaan valt dit onder additionele werkzaamheden
• controleren van facturen voor onderhoud en contracten op basis van offertes en/of overeenkomsten
• 24-uur bereikbaar zijn voor dringende technische storingen en meldingen
• de beheerder is toegestaan bij calamiteiten noodmaatregelen te treffen tot een bedrag van € 2.500,00
• bij de technische werkzaamheden zullen alleen derden worden ingeschakeld die voldoen aan de kwaliteitseisen van FiDES. Werkzaamheden die uitgevoerd worden door de eigen onderhoudsdienst of derden worden kostendekkend doorberekend.

Technische zaken die hier niet onder vallen kunnen door ons uitgevoerd worden tegen een vooraf afgesproken prijs.

Onder groot onderhoud wordt verstaan: onderhoudszaken die tevoren in een planning zijn opgenomen,  veelal complex van aard zijn, daarmee verband houdende hoge kosten met zich meedragen worden uitgevoerd door een bouwkundig specialist of een onderhoudsdeskundige.

<< verberg dienstenoverzicht